Friday, July 24, 2009

Effective Decision Making - belajar singkat

Barusan selesai di training "Effective Decision Making" (EDM), cukup banyak hal yang menarik. Mari saya bagi2 :)

Sebelum masuk ke pembahasannya, mungkin ada pertanyaan2 yg sering muncul terkait topik tsb, diantaranya:
1. EDM? emang ada? bener efektif ga?
2. gimana caranya buat bikin EDM ini?
3. keputusan efektif = keputusan populer?

nah, mari kita coba jawab sama2 berdasarkan hasil training gw tadi ya :)

1. EDM? emang ada? bener efektif ga?
--> sebelum dijawab, semua harus 1 fokus dulu ya. Cakupan EDM adalah pada proses, bukan pada hasil. Jadi, EDM yg akan dibahas ini adalah bagaimana tahapan kita bisa membuat keputusan yang: memperhatikan kebutuhan semua pihak yg terlibat, tidak bertele-tele, mengarah/terfokus pada hasil akhir dan kiteria yang diharapkan, dan realistis. Jadi, YAAAA, EDM itu ada :)


2. gimana caranya buat bikin EDM ini?
--> sekali lagi ditegaskan, EDM adalah tahapan pengambilan keputusan. Keputusan perlu dilakukan kalo ada permasalahan. Jadi sebelum masuk ke pengambilan keputusan, kita harus bisa menemukan "Sebab" permasalahan. Banyak orang sering keliru antara Sebab dan Akibat, pastikan bahwa you you ketemu "Sebab" yang jadi akar permasalahan. Contoh: Ada orang ke dokter A karena merasa kulitnya gatel2...kali aja si dokter A sibuk banget or ahli banget jadi tanpa tanya2 lagi, langsung tulis resep. Isi resepnya adalah obat buat ngilangin rasa gatel2. si pasien pulang, pake obat dan gatel2 nya ilang. Tapi, setelah mandi di hari esok, rasa gatel2 muncul lagi. Si pasien anggep obatnya ga manjur. Pasien coba2 pergi ke dokter B. Dokter B ini lebih teliti, jadi dia banyak tanya2...dan setelah banyak pertanyaan, disimpulkan bahwa penyebab gatel2nya adalah air mandi yg ga bersih. Jadi, pasien bisa pulang, boleh tetep mkn obat dari dokter A, dan diminta jgn mandi pake air yg sekarang, cari air lebih bersih. Simpulan, dokter A kasih solusi hanya berdasarkan Gejala (gatel2), tapi dokter B kasih solusi berdasarkan penyebab (air mandi kotor). Do your best to find out what is the main cause of problem :)

Kalo dah tau jelas problemnya, baru bisa lanjut ke tahapan pengambil keputusan. Nah, secara garis besar ada 6 langkah nih. Langkah 1 "Menentukan hasil/target". Penting banget nih. kadang2 ada orang yg mau bikin keputusan tapi ga tau sebenernya keputusan apa yg mau dibuat... kadang2 gw juga gitu koq...wakakka... suatu hasil/target itu harus bisa dinyatakan dalam kalimat yang "mendekati jelas", misal: ada rencana untuk holiday trip, jadi hasil/target nya adalah "Liburan di tempat yang berair, banyak sarana permainan, dan murah." believe it or not, dengan mengungkapkan kalimat tadi, anda telah selesai Langkah 1. Lanjut ke langkah 2.

"Liburan di tempat yang berair, banyak sarana permainan, dan murah." masih rancu? yoi... oleh sebab itu, kita perlu Langkah 2 "Penentuan kriteria". Harus ada kriteria yg jelas. kriteria adalah sesuatu yg bisa diukur kuantitas atau kualitasnya. misal: kedalaman air minimal 1 meter, tempat menginap ke tempat main jarak tempuhnya < 5 menit, sarana permainannya ada 10 biji, biayanya maksimal 1 bulan gaji. kenapa perlu kriteria? karena eh karena...buat kita lebih mudah dalam memilih nantinya :)

Hasil udah jelas, kriteria udah ditetapkan, apa lanjutnya? Lanjutnya adalah Langkah 3 "Cari-cari informasi". informasi apa yg dicari? yaaa... yg mengarah ke hasilnya donk. kalo udah tau mau cari tempat berair, ga perlu cari info wisata ke gurun sahara lah... jelas2 air nya jarang2. cari info mungkin ke ancol, ke anyer, or ke danau toba mungkin. Dalam cari informasi ini, jgn langsung melakukan "judging" alias penilaian. Mungkin aja danau toba jauh, or anyer panas, or lain2... tapi jgn perhatikan faktor2 itu. ada tahapan selanjutnya :)

Langkah 4 "Buat alternatif". dari hasil cari2 informasi, mulai bikin "paket2 alternatif" misal: paket 1 - ke ancol nginep di putri duyung cottage main di laut seharian, paket 2 - ke ancol nginep di mobil (pelit banget ya :p) puter2 di komplek ancol aja, paket 3 - ke anyer nginep di vila main jetski bananaboat dll, dst. Buat alternatif secukupnya, supaya nanti menilainya ga kelamaan.

Banyak alternatif, perlu dicari yg terbaik, yg mendekati hasil berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan. caranya? Langkah 5 "Evaluasi dan temukan yg terbaik". Banyak caranya nih, ada yg setting prioritas kriteria, ada yg hitung dengan pembobotan. Tidak jarang, setelah di prioritas, di bobot ehhh hasilnya ada yg mirip. pilih mana? opsi 1 ato 2? jgn bingung :) bikin aja kriteria tambahan. kemudian lakukan ulang mulai dari Langkah 2, tapi khusus untuk 2 opsi ini aja. mudah2an ketemu 1 yg terbaik. Pilih yg terbaik.

Kalo sudah terpilih, bilang2 donk... Langkah 6 "komunikasikan dan laksanakan keputusan". cape2 mikir, setelah diputuskan malah tidak dilaksanakan...buat apa? :p jadi, setelah ambil keputusan, dilakukan ya. jgn lupa di komunikasikan dengan semua yg terlibat.

mudah2an, kalo 6 langkah tadi dilakukan secara bertahap, maka keputusan yang diambil tergolong efektif :)

bbrp catetan:
- semua proses harus melibatkan pihak2 yg memang berkepentingan dan akan menerima dampaknya
- jauhkan sikap2 seperti: terburu2 ambil keputusan, memutuskan se-enak-e dewe, mikir kelamaan


3. keputusan efektif = keputusan populer?
--> lagi2, efektif dilihat dari proses. sedangkan populer dapat dinilai dari segi hasil. 2 hal ini "Tidak Selalu" sinkron. Popularitas suatu keputusan tergantung banyak faktor, diantaranya kondisi dan situasi yang berlaku di suatu periode tertentu. Contoh: ketika cost meningkat dan sangat mempengaruhi keuangan perusahaan, bos2 perusahaan tersebut melakukan Langkah di atas, kemudian diputuskan ada pengurangan bonus untuk pegawai. Sangat tidak populer...(agree?) tapi dalam situasi, kondisi, periode seperti itu, keputusan tersebut Mungkin sangat efektif untuk menyelamatkan keuangan perusahaan. dilihat dampak lebih luasnya, bisa mencegah PHK besar2an karena perusahaan merugi.


ok, done... nulis kebanyakan nanti malah bikin orang males baca :p mudah2an membantu :)

terima kasih banyak buat mbah Bilal dan tim, mudah2an ilmunya berguna juga buat temen2 sekalian.

Saturday, June 20, 2009

"Go Green"..."save paper, save tree"

"Go Green"..."save paper, save tree"

kira2 gitu yang sekarang lagi trend di kantor2... "Go Green!!!"

Awal2, banyak perusahaan melakukan program Go Green nya dengan melakukan "Aksi tanam n pohon". Niat nya supaya ada regenerasi pohon2 sehingga jumlahnya tetap cukup untuk anak cucu kita. Not a bad idea... BUT... High Cost mannnn... bayangin aja, bibit 1 pohon mungkin harga paling murahnya Rp 5.000,- (lima rebu perak alias gocenggg). Kalo nama aksinya "Tanem 1 juta pohon" artinya perusahaan sudah mengeluarkan 5.000.000.000 (5 EM) cuma buat puun nya aje. Plus ceremony, photo2, manggil artis, bikin panggung, nyewa EO, iklan, suvenir, dkk minimal ngabisin duit 500jt. Mahal kan biayanya? kalo kata orang budgeting "ngabis2in budget aja" :p
Can you imagine what can duit 5.5 M perak kalo diberikan untuk peningkatan kesejahteraan pegawai (berupa vitamin Bonus)? lumayan loh :) anggep kaya bagi2 BLT :p
Well, sebenernya bukan itu sih bahasan utamanya :) tapi yg di bawah ini ni...

Apakah Anda memperhatikan bahwa: Tampaknya bbrp perusahaan mulai mengalihkan program "Go Green" nya dari konsep "Tanam pohon" menjadi "Lestarikan pohon". Dari keluarin duit untuk tanem, menjadi irit duit untuk kertas (yg ujung2nya kalo pemakaian kertas menurun, semakin sedikit pohon ditebang --> itu teori dasarnya).
Sekarang lagi trend era "less Paper" (pake kertas lebih dikit alias irit) di kantor2... mulai dari:
1. penggunaan kembali kertas bekas (re-use) yang masih bisa dipake --> buat dokumen2 ga penting
2. penggunaan PDF sebagai sarana backup dokumen --> selama ini di fotocopy
3. pemanfaatan mail dan web application untuk komunikasi (pengganti Memo & Nota) dan hal2 yang berhubungan dengan form isian (form isian cuti, ijin sakit, dll)
4. pemanfaatan electronic billing

Nah, yg no 4 "Electronic Billing" (eBill) ini, menurut gw pribadi, paling manteb dampaknya. Apa sih eBill? Deskripsi singkatnya, eBill adalah layanan informasi Billing (tagihan) via channel electronic (misal mail, web, SMS). Jadi, konsep utamanya adalah mengalihkan proses pengiriman informasi Billing yang selama ini pake kertas menjadi pake sarana electronic.

Kenapa aye bilang eBill paling manteb dampaknya? bayangkan contoh kondisinya seperti ini:
"Sebuah perusahaan (misal telekomunikasi) punya 5 jt pelanggan Pasca Bayar. Artinya SETIAP BULAN minimal ada 5 jt lembar tagihan yang harus dikirim. Kalo tambah ama amplopnya menjadi 5 + 5 = 10 juta. Tiap bulan loh... pake itungan sederhana aja lah ya, 5 juta lembar tagihan itu butuh biaya @ Rp 100,- (cepek), kurir anter & harga printing nya ga usah di itung... (ga tau :p). Biaya kertasnya aja udah minimal 500 jt tiap bulan dan berapa pohon yang sudah jadi "korban" (lebai banget istilahnya ya...hehehe)

Itu baru 1 perusahaan. Kalo semua perusahaan telco, bank, dkk yang punya tagihan bulanan selama ini kirim tagihan pake kertas... wooooooooowwwwwwwww... itung itung itung itung...rp rp rp rp rp (kaya mata Paman Gober liat duit) --> biaya besar. pohon...pohon...pohon...pohon... abis deh poon nya :'(

Yah memang sih ga mungkin mengalihkan 100% kertas tagihan jadi bentuk electronic. Tapi angka target 70% kayanya ga terlalu muluk untuk di raih. 70% beralih menjadi pengguna eBill artinya save 70% duit perusahaan, save 70% paper, save 70% pohon (210% loh totalnya... :p) --> anak2 IT juga kebagian untung karena project ini kan perlu support IT yg "kuat"... hehehe :) viva viva viva Fasilkom...


Finally, salut untuk perusahaan2 yg sudah mulai mengambil langkah2 penerapan eBill ini. Mudah2an tempat aye kerja ni juga akan segera menyusul melakukan hal hebat ini. Tunggu kabarnya aje yeee :)

~bukanAktivis
~tapiMauPeduli :)

Wednesday, May 6, 2009

Nexian Berry mania???

"Sudah punya BB blm?", kata si A. B menjawab, "Ah... mahal tuh, mending ini aja nih. Bentuk nya mirip, udah bisa baca email, akses facebook, ama chatting juga, dan yang paling penting harganya dunk..." Kira-kira begitu pembicaraan orang-orang di kantor gw sejak Jumat minggu lalu. Produk Nexian yang baru keluar ini segera diserbu...DAN...bisa dibilang panjang antrian pembeliannya mungkin mirip2 ama antrian saat promo Crocs beberapa saat lalu.

Apalagi saat Mandiri kasih promo diskon 20%, sehingga harga yang mulanya 999.999 jadi 800.000. Aje gile, kantor ampir melompong...semua nyamperin tokonya. Gara2 itu juga, mulai Senin minggu ini ada promo bazar di lobi kantor. Walau tanpa diskon, antrian selama 2 hari ini ga pernah hilang. Ada aja yang ngantri. Ada yang beli lebih dari 1 juga.

Sebenernya apa sih hebatnya Nx G900 ini? Kalo dipikir2, ga ada hebat2nya. Semua fitur yang ditawarkan, ada di HP biasa. Cek email, buka facebook, chatting kan bisa dilakukan selama ada koneksi (at least) GPRS dan browser di HP. Facebook nya pake facebook mobile, chatting nya pake eBuddy. Dan tau ga, tombol kiri atasnya ga fungsi loh. Menu kiri atas aktif kalo tombol tengah yang di pencet, bukan tombol kiri. Wakakaka... design yang aneh :p

Terus kalo ga hebat, kenapa banyak yang beli? "Bentuk nya mirip ama BB, mas. Jadi kalo pas rapat, bisa ditaro di atas meja meski naronya kebalik. Kan jadi ga kalah ama bos2 yg hobi pamer HP saat rapat.", "Buat anak aja, kan masih kecil jadi sayang kalo beliin yang mahal". Well, ternyata itu beberapa diantaranya. Awalnya gw pikir Nx G900 ini cuma dibeli kalangan "menengah ke bawah", eh ternyata ternyata... yang ikut ngantri juga ada yg dompet tebel. Hebat banget efek BB mempengaruhi pasar, sampai2 "kembaran asal mirip" nya aja laku berat. Salut ama yg bikin BB dan berbagai varian kembarannya.

Well, tidak ada maksud menjelek-jelekkan. Semua yg beli dan tertarik pasti punya alasan masing-masing. Buat gw sih, blm perlu berhubung gw cuma butuh buat nelp dan SMS aja. Nokia 3220 gw yg sudah berumur nyaris 4 tahun ini masih cukup lah... wakakkakaa :) (~masiAdaYangPunyaGa?Jadul...jadul...)

So, ada yg masih belum punya dan tertarik? dateng aja ke promo bazar di Plaza Mandiri, ada BB asli, ada kembaran ga miripnya juga. Kios nya depan2an, antrian yg asli kalah panjang... wakakkak...